Politique de confidentialité

L’ACPS recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels que les demandeurs ont en leur possession ou dont ils ont la gestion dans la mesure nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités réglementaires et connexes et pour offrir ses services de certification des cultures de semences pédigrées. Bon nombre des activités de l’ACPS exigent une étroite collaboration avec l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA), l’Institut canadien des semences (ICS) ainsi que les filiales et les associations provinciales de l’ACPS à travers le Canada. L’ACPS a à cœur de maintenir la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont fournis et de protéger tous les renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la gestion. La présente déclaration établit les principes et les procédures que l’ACPS observe pour satisfaire à ses engagements en matière de protection des renseignements personnels et pour se conformer aux exigences des lois fédérales et provinciales à cet égard.

Principe no 1 – L’ACPS est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la gestion. 

  • L’ACPS est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la gestion. Cela comprend les renseignements personnels que l’ACPS reçoit directement de demandeurs qui sont des particuliers, ou indirectement de demandeurs qui sont des organisations (p. ex., des compagnies de semences, des organismes gouvernementaux).
  • L’ACPS a :
    • établi et mis en œuvre des directives et des procédures visant à protéger adéquatement les renseignements personnels;
    • sensibilisé ses employés à sa politique de confidentialité ainsi qu’à leur rôle et leurs responsabilités par rapport à la protection des renseignements personnels;
    • nommé son directeur exécutif chef de la protection des renseignements personnels pour qu’il surveille les questions ayant trait à la protection des renseignements personnels à l’ACPS.
  • Si vous avez des questions au sujet de la politique de confidentialité et des pratiques de l’ACPS en la matière, vous pouvez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels de l’ACPS par courrier électronique à l’adresse seeds@seedgrowers.ca, par téléphone au 613-236-0497, ou par lettre à C.P. 8455, Ottawa (Ontario)  K1G 3T1.

Principe no 2 – Avant de recueillir des renseignements personnels auprès des membres, l’ACPS établit les fins de la collecte.

  • L’ACPS recueille auprès des demandeurs des renseignements personnels qu’elle utilise et divulgue uniquement pour fournir les services demandés et pour se conformer aux organismes de réglementation. Les renseignements qui peuvent être recueillis et les fins de leur collecte sont énoncés aux principes 3 et 4 de la présente déclaration.

Principe no 3 – L’ACPS obtient votre consentement avant de recueillir des renseignements personnels.

  • En signant un formulaire tel que la Demande d’inspection de cultures et la Demande d’adhésion ou la Demande d’admissibilité à la certification d’une variété, vous donnez officiellement votre consentement.
  • Les renseignements personnels ainsi recueillis pourraient comprendre :
    • des adresses domiciliaires
    • des numéros de téléphone et de télécopieur domiciliaires
    • des adresses électroniques
    • des numéros d’identification personnels (p. ex., numéro de producteur)
    • des renseignements sur les champs (p. ex., variétés, espèces culturales, superficie, utilisation antérieure du terrain)
    • des renseignements personnels (p. ex., antécédents de production de semences, cessions de cultures)

Principe no 4 – L’ACPS n’utilise ou ne divulgue des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles elle a obtenu un consentement ou lorsque la loi l’exige. L’ACPS ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour ces fins.

  • Conformément aux normes de certification des cultures de semences pédigrées, l’ACPS documente le travail qu’elle effectue dans ses dossiers, ce qui comprend les renseignements personnels obtenus auprès d’un demandeur ou de l’inspecteur l’ACIA.
  • Les renseignements personnels recueillis auprès d’un demandeur au cours d’une année de production végétale peuvent être divulgués aux employés à temps plein ou contractuels de l’ACPS (p. ex., programmeurs, techniciens en TI) dans la mesure requise pour évaluer la conformité aux normes pertinentes et aux politiques de l’ACPS, notamment pour contrôler la qualité du travail effectué et assurer l’entretien et la mise au point des systèmes d’exploitation de bases de données.

L’ACPS perçoit des droits d’adhésion et de superficie qui ont trait aux filiales et aux associations provinciales de l’ACPS et les leur remet. Les renseignements nécessaires pour que les filiales et les associations provinciales de l’ACPS s’acquittent de leurs fonctions de communication et de prestation de services aux membres de leur région sont divulgués aux filiales et aux associations provinciales pertinentes.

Principe no 5 – L’ACPS s’efforce de maintenir exacts, complets et à jour les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion dans la mesure requise pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis. 

  • On invite les demandeurs à communiquer avec l’ACPS afin de mettre à jour leurs renseignements personnels.

Principe no 6 – L’ACPS protège les renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la gestion au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. 

  • Une sécurité matérielle (p. ex., accès restreint, classeurs et aires d’entreposage verrouillés) est maintenue pour les renseignements personnels sur support papier. Les employés sont autorisés à accéder à des renseignements personnels en fonction de la demande du requérant et pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière de contrôle de la qualité.
  • Une authentification est utilisée afin de prévenir l’accès non autorisé aux renseignements personnels stockés électroniquement. Un cryptage est utilisé afin d’empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels reçus ou envoyés par Internet.
  • Dans le cas des dossiers ou d’autres documents contenant des renseignements personnels confiés à un tiers fournisseur de services (p. ex., programmeurs, techniciens en TI) ou un organisme de réglementation (p. ex., ACIA, ICS, filiales et associations provinciales de l’ACPS), l’ACPS obtient des garanties appropriées l’assurant que le niveau de protection des renseignements personnels par la tierce partie équivaut au sien.

Principe no 7 – L’ACPS fait preuve de transparence en ce qui concerne les procédures qu’elle applique pour gérer les renseignements personnels. 

  • On peut obtenir de l’information à jour sur la politique de confidentialité de l’ACPS auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACPS (voir ses coordonnées au principe no 1).

Principe no 8 – L’ACPS répond rapidement aux demandeurs au sujet des renseignements personnels les concernant qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion.

Les personnes qui présentent des demandes à l’ACPS ont le droit de communiquer avec l’ACPS et d’accéder à leurs renseignements personnels. De même, les employés autorisés des organisations qui présentent des demandes à l’ACPS ont le droit de communiquer avec l’ACPS et d’accéder aux renseignements personnels fournis par leur organisation. Dans certaines situations, toutefois, il se peut que l’ACPS ne permette pas à un demandeur d’accéder à tous ses renseignements personnels. L’ACPS expliquera alors les raisons pour lesquelles elle doit lui refuser l’accès ainsi que les recours que le demandeur peut exercer, sauf lorsque si la loi l’interdit.

Principe no 9 – Les demandeurs peuvent contester le respect, par l’ACPS, de sa politique de confidentialité. 

  • L’ACPS a des politiques et des procédures en place pour recevoir les plaintes et les questions des demandeurs concernant la protection des renseignements personnels, pour mener les enquêtes nécessaires et pour y répondre.
  • Pour contester le respect, par l’ACPS, de sa politique de confidentialité, les demandeurs sont priés d’envoyer un courriel ou une lettre au responsable de la protection des renseignements personnels (voir ses coordonnées au principe no 1). Ce dernier s’assurera qu’une enquête complète sur la plainte est menée et rendra compte des résultats au plaignant, dans la plupart des cas, dans un délai de 30 jours.

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