Avis d’Assemblée générale extraordinaire

Avis aux membres concernant le barème des droits proposée par le conseil d’administration

La consultation de six semaines sur les droits proposés et sur un ajustement des droits en fonction de l’inflation s’est terminée le 31 octobre 2021. Un grand merci à tous ceux qui ont participé et pris le temps de nous faire part de leurs observations.

Le conseil d’administration de l’ACPS a examiné attentivement toutes les observations reçues et a révisé les droits proposés, notamment les droits de superficie pour les graminées et les légumineuses fourragères, le chanvre et le soya ainsi que pour le canola hybride. En outre, dans sa proposition révisée, le conseil a décidé de ne pas inclure une politique d’ajustement des droits en fonction de l’inflation. Pour un PDF du barème des droits révisé, cliquer ici.

L’ACPS perçoit des droits afin d’exécuter son mandat de réglementation qui est d’offrir un programme national de certification des cultures de semences. La sécurité financière est essentielle pour faire de l’ACPS une organisation forte et viable. Avec la MRS et ACPS 2.0, notre association a une vision solide de l’avenir où l’ACPS intensifie ses efforts et continue de jouer un rôle de chef de file au sein du système de réglementation des semences du Canada.

Dans la plupart des organisations, c’est le conseil d’administration qui établit le barème des droits. À l’ACPS, les membres donnent leur approbation aux droits prescrits par le conseil. En 2019, les membres de l’ACPS ont adopté des droits de transition pour appuyer les activités de modernisation de l’organisation et la participation au Projet Collaboration Synergie des semences. Ces droits de transition se terminent cette année et sans de nouveaux droits approuvés par les membres, l’ACPS reviendra au barème des droits de 2019 qui a été adopté en 2016. Le revenu généré par ces droits est tout simplement insuffisant pour soutenir les activités de l’ACPS.

Tout en reconnaissant le fait que cette année a été difficile pour bon nombre d’entre vous en raison de la sécheresse et de la hausse des coûts des intrants, le conseil d’administration doit s’acquitter de ses responsabilités fiduciaires. Le conseil a évalué attentivement les droits proposés, examiné les observations reçues, analysé le coût de la certification de différentes espèces et pris en considération la capacité de payer. Après délibération, le conseil a décidé de présenter des droits révisés aux membres pour leur approbation lors de l’Assemblée générale extraordinaire du 24 novembre.

Résultats de la Consultation sur l’examen des droits

Nous remercions tous ceux qui ont participé à la consultation sur l’examen des droits. Voici quelques questions et observations reçues et nos réponses.

Q1 : 2021 a été une année difficile pour les producteurs. Pourquoi est-ce qu’un examen des droits est nécessaire cette année.

R1 : Au cours des deux dernières années, l’ACPS a fonctionné grâce à un barème des droits de transition approuvé par les membres en 2019. Ces droits de transition ne peuvent être reportés pour 2022. Sans un nouveau barème des droits approuvé par les membres, l’ACPS repassera au barème des droits de 2019 qui, à l’origine a été adopté en 2016.

Le barème des droits n’est pas suffisant pour faire fonctionner l’organisation. C’est pour cette raison que les nouveaux droits sont présentés pour approbation. Les statuts de l’ACPS exigent que les membres de l’ACPS approuvent les droits proposés par le conseil d’administration.

Q2 : Pourquoi est-ce que les évaluations des droits de superficie varient selon différentes espèces? Est-ce que le coût de la certification par l’ACPS d’une culture de semences n’est pas le même pour toutes les espèces?

R2 : Les droits de superficie de l’ACPS se fondent sur un modèle à plusieurs niveaux, où différentes cultures payent différents droits de superficie. Ce modèle à plusieurs niveaux se fonde sur les coûts nécessaires pour certifier cette espèce, et à un moindre degré, sur la capacité de payer.

Les coûts de la certification d’une culture vont au-delà de la délivrance d’un certificat de culture. Ils comprennent, pour n’en nommer que quelques-uns, les demandes de certification, les rapports d’inspection de culture et les évaluations des formulaires, les suivis des mesures correctives pendant la saison, les services aux clients, l’infrastructure du système, l’élaboration de normes et la coordination internationale.

Bien que certaines cultures (comme le blé) ne nécessitent qu’une seule inspection, d’autres espèces (comme le maïs hybride) nécessitent plusieurs inspections et des documents d’inspection justificatifs qui exigent plus de temps pour terminer leur certification. Certaines espèces nécessitent également des infrastructures précises. Le maïs hybride, par exemple, a son propre processus de demande, son système de mesures correctives et son rapport d’inspection de culture propres à ses besoins précis. Le canola hybride a un cadre de travail à contre-saison, des formulaires de certification supplémentaires et une interface unique de programmation d’applications des données avec des services d’inspection.

Il y a des coûts rattachés à l’élaboration de normes pour les nouvelles espèces ainsi que pour maintenir les normes et les réviser périodiquement afin de s’assurer qu’elles répondent aux besoins du secteur. Mais les coûts vont également au-delà de l’élaboration des normes. L’ACPS doit collaborer étroitement avec l’ACIA afin de s’assurer que les normes sont correctement justifiées du point de vue d’une inspection (p. ex., élaboration de procédures relativement aux inspections de culture), et nous nous employons également à nous assurer que les normes répondent aux exigences minimales de l’OCDE et de l’AOSCA dans le but de faciliter le commerce international. En outre, l’ACPS continue de répondre aux besoins du secteur et d’élaborer de nouvelles normes (par exemple, des normes sur le chanvre féminisé, le blé hybride, la moutarde hybride et le quinoa que nous avons élaborées dernièrement).

À un moindre degré, à titre d’autorité de réglementation, l’ACPS tient également compte de la capacité de payer. Ce concept se fonde sur le document Politique et cadre de recouvrement des coûts de l’ACIA. Certaines espèces ont en fait une plus grande capacité de payer fondée sur la nature de grande valeur de l’espèce et le manque de concurrence de la part de la semence commune (par exemple, la plupart des cultures hybrides).

Q3: Est-ce que l’ACPS est un agent de service du gouvernement du Canada? Si oui, est-ce que cela a une incidence sur sa capacité d’établir ses droits?

R3 : L’ACPS n’est pas un agent des services du gouvernement du Canada et n’est pas assujetti à la Loi sur les frais de service.

Un agent qui agit pour le compte du gouvernement du Canada réalise des activités ou offre des services qui, dans différentes circonstances, seraient effectués ou offerts directement par le gouvernement. Par exemple, au sein du système de certification des semences canadien, les inspecteurs de cultures de semences agréés peuvent être considérés des agents du gouvernement du Canada puisqu’ils offrent un service qui relevait auparavant de l’ACIA exclusivement. Semences Canada (auparavant l’Institut canadien des semences) administre un programme de surveillance réglementaire des établissements semenciers agréés et des laboratoires accrédités en vertu d’une entente avec l’ACIA et peuvent être considérés des agents des services de l’ACIA. Il relève directement de l’ACIA et fonctionne sous la supervision de l’ACIA.

Toutefois, l’ACPS a reçu du gouvernement du Canada le mandat, en vertu de la Loi sur les semences et du Règlement sur les semences, d’offrir un service national de certification des cultures de semences. En soi, le gouvernement n’a jamais fourni un tel programme et l’ACPS n’agit pas au nom du gouvernement. L’ACPS agit plutôt en partenariat avec le gouvernement à titre d’entité entièrement indépendante. La principale source de revenus de l’ACPS, ce sont les droits pour les services. Historiquement, le gouvernement du Canada offrait en effet un financement à l’ACPS pour l’administration de son programme national de certification des cultures de semences. Toutefois, ce n’est plus le cas depuis les cinquante dernières années. 

Q4 : Où sont dépensés mes droits versés à l’ACPS?

R4 : Les droits de services de l’ACPS permettent à l’organisation de remplir son mandat réglementaire et d’administrer le programme national de certification des cultures de semences du Canada. Les budgets sont présentés au conseil d’administration de l’ACPS pour examen et approbation, et un Comité de vérification est en place pour examiner les finances de l’organisation. L’Association fait également l’objet d’une vérification tous les ans par KPMG. Une ventilation détaillée des activités antérieures de l’ACPS et peut être consultée dans la section Rapport annuel de notre site Web. Plus précisément, les droits contribuent à payer ce qui suit :

• • Activités de certification et prestation de services (p. ex., délivrance de certificats de culture)
  • Élaboration de normes et modernisation des normes
  • Initiatives de modernisation (p. ex. guichet unique numérique)
  • Gouvernance de l’Association
  • Harmonisation internationale (AOSCA et OCDE)
  • Frais généraux de l’organisation (p. ex., location de bureaux, conservation des dossiers, juridique)

Q5 : Que fait l’ACPS pour réduire les dépenses?

R5 : À titre d’organisation sans but lucratif, l’ACPS est toujours soucieuse de ses dépenses et nous sommes à la recherche active de façons de travailler plus efficacement. Parmi les exemples récents, mentionnons :

• • L’ACPS a emménagé dans de nouveaux locaux qui ont réduit nos dépenses de location. Notre personnel travaille actuellement dans un environnement de travail hybride, ce qui a réduit notre besoin d’un plus grand bureau.
  • L’ACPS est à la recherche active de subventions et d’autres possibilités de financement. En 2021, nous avons obtenu 200 000 $ en financement gouvernemental externe.
  • Le passage aux certificats de culture numériques a permis à l’ACPS de réduire ses frais postaux et de mettre fin à la location de matériel d’affranchissement de bureau.
  • Nous terminons une évaluation de l’efficacité organisationnelle afin de nous assurer que notre équipe correspond à nos priorités et objectifs organisationnels.
  • Bien que nous apprécions les réunions en personne, et quelques réunions en personne seront toujours nécessaires, nous sommes déterminés à tenir virtuellement nos réunions de l’exécutif, du conseil et des comités. Les activités peuvent se dérouler de façon virtuelle, quel que soit l’endroit. Les réunions virtuelles économisent du temps pour nos administrateurs, leur permettent de consacrer plus de temps à leurs exploitations agricoles et elles réduisent les dépenses de déplacement.

Q6 : Avec la numérisation accrue de nos systèmes, est-ce que les droits ne devraient pas diminuer?

R6 : De façon à faire plus avec moins, l’ACPS continue de tirer profit de sa plateforme numérique et de l’automatisation des processus administratifs. L’ACPS exploite un des plus importants systèmes de certification des cultures de semences au monde, comptant sur un personnel de 12 personnes à plein temps et ayant une attitude numérisation avant tout. En haute saison, un peu plus de 2 000 flux de production automatisés sont en cours afin d’aider l’ACPS à en faire plus avec moins. L’Association vise à poursuivre l’automatisation et à chercher à obtenir des gains d’efficacité dans ses processus administratifs. Toutefois, bien que l’automatisation ait amélioré nos processus, ce ne sont pas tous les aspects de la certification qui peuvent être automatisés. Il faut du personnel pour répondre aux appels, évaluer les rapports, fournir des services et vérifier tous les processus automatisés.

Q7 : Si l’ACPS est à la recherche active de moyens de réduire ses dépenses, pourquoi est-ce que les droits augmentent?

R7 : L’ACPS est engagée envers des budgets durables et une efficacité organisationnelle. Même si l’ACPS réduit activement ses dépenses, une augmentation des droits demeure nécessaire. Les économies réalisées ne couvrent pas les dépenses accrues de l’ACPS. Il faut des augmentations des droits pour tenir compte de ce qui suit :

• • Les coûts accrus de faire des affaires. Rien ne coûte la même chose qu’en 2016. Les fournitures de bureau, les services téléphoniques et d’Internet, l’augmentation des primes d’assurance, l’environnement dans lequel l’ACPS évolue changent. Comme pour n’importe quelle entreprise, le coût de faire des affaires augmente chaque année.
  • Une solide gouvernance est essentielle et les administrateurs de l’ACPS y consacrent beaucoup de temps. Pour attirer et garder en poste de solides dirigeants, les administrateurs qui siègent au conseil doivent être indemnisés pour leur temps. Nos administrateurs sont tous des exploitants d’entreprises agricoles et leur temps consacré à l’ACPS est du temps passé à autre chose que leur entreprise. En 2017, les membres ont approuvé une augmentation de l’indemnisation des administrateurs.
  • L’ACPS a investi des ressources importantes dans le Projet Collaboration Synergie des semences et a puisé dans ses réserves pour financer une partie de ces efforts. Nous devons reconstituer les réserves de notre organisation sans but lucratif.
  • Les positions stratégiques du nouveau Plan d’affaires et de la Modernisation de la réglementation des semences (MRS) de l’ACPS mettent l’accent sur l’intensification de ses efforts et sur l’exercice d’un plus grand leadership dans la certification des semences. Pour s’assurer de résultats positifs, l’ACPS doit faire des investissements stratégiques pour que cela se produise.

Q8 : La proposition de droits à faire approuver par les membres prévoit une diminution des droits de superficie par opposition à la proposition présentée dans le cadre de la consultation. Est-ce que les droits révisés répondent aux besoins de l’ACPS?

R8: Comparativement à la proposition de droits présentée dans le cadre de la consultation, la proposition de droits révisée présentée aux membres pour approbation rapporte environ 70 000 $ de moins en revenus pour l’organisation. S’ils sont approuvés, les nouveaux droits couvrent nos besoins opérationnels, mais obligent l’ACPS à être moins ambitieuse dans certains domaines.

Q9 : Comment sont approuvés les droits et quand serai-je informé de la décision finale?

R9: Il incombe au conseil d’administration de prescrire les droits pour l’ACPS, mais les statuts exigent l’approbation des droits par les membres. On demande à ces derniers de participer à l’Assemblée générale extraordinaire du 24 novembre prochain, qui se déroulera de 12 h 30 à 13 h 30 HNE, et de voter sur les droits proposés. Veuillez vous inscrire pour l’assemblée. Les membres sont au cœur de l’ACPS et votre participation active à l’Association est importante.