L’Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) s’est engagée à protéger les renseignements personnels et à respecter ou dépasser les exigences des lois canadiennes en matière de confidentialité, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
La présente Politique de confidentialité énonce les principes et les procédures que l’ACPS respecte pour se conformer à ses engagements en matière de confidentialité. Elle décrit également la façon dont vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et partagés par l’ACPS pour s’acquitter de ses responsabilités réglementaires et connexes et pour fournir son service de certification des cultures de semences pédigrées.
Qui nous sommes
En vertu de la Loi sur les semences et du Règlement sur les semences, l’Association canadienne des producteurs de semences (ACPS) est l’organisme canadien chargé de prescrire les normes en matière de pureté variétale et de certifier toutes les cultures agricoles, sauf les pommes de terre.
Pour bon nombre de ses activités, l’ACPS collabore étroitement et partage des renseignements avec l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIS), les filiales de l’ACPS et les associations provinciales de l’ACPS partout au Canada.
Comment communiquer avec nous
Si vous avez des questions au sujet de la politique et des pratiques de l’ACPS en matière de confidentialité, vous pouvez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels de l’ACPS de l’une des façons suivantes :
- par courriel
- par téléphone au numéro 613-236-0497; ou
- par courrier à 21 rue Florence, Ottawa (Ontario) K2P 0W6
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Dans la présente Politique de confidentialité, « Renseignement personnel » signifie toute information relative à une personne identifiable ou qui permet la divulgation de son identité. Les renseignements personnels recueillis par l’ACPS comprennent ce qui suit :
- des adresses domiciliaires
- des numéros de téléphone et de télécopieur domiciliaires
- des adresses de courriel
- des numéros d’identification personnels (p. ex., numéro de compte)
- des renseignements sur les champs (p. ex., variétés, espèces culturales, superficie, utilisation antérieure du terrain, quantité de semences récoltées selon le certificat de culture)
- des renseignements personnels (p. ex., antécédents de production de semences, cessions de certificats de culture)
Les renseignements agrégés et/ou anonymisés qui ne peuvent être liés à une personne identifiable ne sont pas considérés des renseignements personnels.
Collecte de renseignements personnels par l’ACPS
L’ACPS recueille des renseignements personnels auprès des demandeurs qu’elle utilise et divulgue uniquement pour fournir les services demandés par les demandeurs et pour se conformer aux exigences réglementaires.
En divulguant vos renseignements personnels à l’ACPS, vous consentez à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de ces renseignements par l’ACPS en vertu de la présente Politique de confidentialité et à toute autre fin autorisée par les lois applicables.
En signant un formulaire de demande de l’ACPS, comme une Demande de certification de culture de semences de l’ACPS, une Demande d’adhésion/renouvellement de l’ACPS, ou une Demande d’admissibilité à la certification d’une variété, vous donnez officiellement ce consentement.
L’ACPS recueille des renseignements personnels dans les cas suivants :
- Lorsque vous remplissez la Demande de certification de culture de semences de l’ACPS, la Demande d’adhésion/renouvellement de l’ACPS, le formulaire Renseignements sur les comptes de tierces parties et Consentement, la Demande d’admissibilité à la certification d’une variété ou d’autres formulaires de services;
- Lorsque vous vous abonnez pour recevoir des nouvelles ou des renseignements de l’ACPS;
- Lorsque vous communiquez avec nous, par quelque moyen que ce soit;
- Lorsque vous consultez notre site Web.
Nous pouvons également nous servir de détails financiers tels que les détails concernant une carte de paiement, par le biais de fournisseurs de services de paiement lorsque vous faites un achat en ligne chez nous. Toutefois, ni nous ni notre fournisseur de services de paiement ne conservons ces renseignements.
Nous recueillons, utilisons et partageons également des données agrégées comme les données statistiques sur la proportion de visiteurs de notre site Web qui utilisent les diverses parties et fonctionnalités du site. Ces données sont recueillies à l’aide de technologies automatisées, y compris notre utilisation de témoins (cookies), de journaux de serveur et de technologies semblables comme il est décrit dans la section Collecte automatisée ci-dessous.
Collecte automatisée
L’ACPS peut recueillir automatiquement certains renseignements concernant votre utilisation du site Web (seedgrowers.ca/fr et seedcert.ca) et des sous-pages (le « site Web »). Par exemple, nous pouvons notamment recueillir :
- les dates et les heures où vous consultez le site Web
- les navigateurs, les systèmes d’exploitation, les logiciels et appareils que vous utilisez pour consulter le site Web
- l’adresse du site Web d’où vous venez
- une géolocalisation générale et votre adresse IP
- les détails de votre utilisation du site Web, y compris les pages que vous consultez, la durée de votre visite et le nombre de fois que vous consultez le site Web.
Plus précisément, l’ACPS utilise Google Analytics pour recueillir des renseignements concernant votre utilisation du site Web. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les règles de confidentialité de Google Analytics.
Les sites Web peuvent utiliser des technologies (p. ex., témoins, pixels-espions, jetons de contrôle, pixels, étiquettes) pour recueillir des renseignements qui permettent à l’ACPS d’améliorer ses produits, ses services, ses communications avec les clients et ses publicités, et de prévenir la fraude. L’ACPS peut se servir des renseignements recueillis par des moyens technologiques pour vous reconnaître comme utilisateur du site Web, pour faciliter et améliorer votre utilisation du site Web et pour confirmer que les messages vous ont été envoyés et que vous les avez ouverts.
L’utilisation de témoins (cookies) est nécessaire pour valider les utilisateurs fréquents, conserver les préférences des utilisateurs et consigner votre progression lorsque vous avez ouvert une séance dans le site Web.
Vous pouvez choisir de refuser ou de désactiver les témoins si votre navigateur Internet ou votre appareil le permet, mais si vous le faites, cela peut avoir une incidence sur votre capacité d’avoir accès à certaines fonctionnalités du site Web ou de les utiliser.
Certains renseignements recueillis automatiquement par des moyens technologiques ne sont pas des renseignements personnels (puisque les renseignements ne vous identifient pas) et l’ACPS traite ces renseignements non personnels de la façon expliquée ci-dessous dans la présente Politique de confidentialité, sauf indication contraire des lois pertinentes.
Retirer votre consentement
Conformément à la présente politique, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels en tout temps, moyennant un avis préalable par écrit à l’ACPS, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles. Nous vous aviserons de toute conséquence de le faire. Dans certaines circonstances, des exigences juridiques pourraient vous empêcher de retirer votre consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous de la façon énoncée à la section Comment communiquer avec nous.
Façon dont nous utilisons et divulguons les renseignements personnels
L’ACPS utilise ou divulgue des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles elle a obtenu l’autorisation ou lorsque la loi l’exige. Cela comprend notamment :
- Conformément à votre consentement (soit exprès ou implicite) à la divulgation de renseignements personnels.
- Tel que l’exigent les normes relatives à la certification de cultures de semences pédigrées, l’ACPS documente le travail qu’elle effectue dans ses dossiers. De tels dossiers comprennent les renseignements personnels obtenus auprès d’un demandeur ou d’un service d’inspection autorisé par l’ACIA et d’un inspecteur agréé de l’ACIA.
- Les renseignements personnels recueillis auprès d’un demandeur au cours d’une année de production végétale peuvent être divulgués aux employés à temps plein ou contractuels de l’ACPS (p. ex., programmeurs, techniciens en TI) dans la mesure requise pour évaluer la conformité aux normes pertinentes et aux politiques de l’ACPS, y compris des examens pour contrôler la qualité du travail effectué et assurer l’entretien et la mise au point de systèmes d’exploitation de bases de données.
- L’ACPS perçoit les droits d’adhésion et de superficie des filiales et des associations provinciales de l’ACPS et les leur remet. Les renseignements nécessaires pour que les filiales et les associations provinciales de l’ACPS s’acquittent de leurs activités de communication et de prestation de services aux membres de leur région sont divulgués à la filiale ou à l’association provinciale pertinente.
- Des renseignements relatifs à une production propre à une variété et des renseignements personnels peuvent être divulgués à un ou plusieurs représentants canadiens ainsi qu’au sélectionneur de qui relève une variété précise.
Fournisseurs et fournisseurs de services
L’ACPS peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs et ses fournisseurs de services qui travaillent en notre nom pour recueillir, entreposer, traiter et protéger vos renseignements personnels (y compris les fournisseurs de services qui offrent des services en technologie de l’information, de traitement de la rémunération, de livraison de courriels, de marketing et d’appui à la clientèle).
Les renseignements personnels sont communiqués aux fournisseurs et aux fournisseurs de services aux fins suivantes :
- pour aider l’ACPS à vous offrir des renseignements et des services
- pour offrir des services à l’ACPS
- pour aider l’ACPS à utiliser vos renseignements de la façon énoncée dans la présente Politique de confidentialité et selon ce qui est par ailleurs permis par la loi.
Lorsque nous employons des fournisseurs ou des fournisseurs de services, nous ne leur communiquons que les renseignements dont ils ont besoin pour assurer la prestation de leurs services précis. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements personnels que pour les fins exactes que nous précisons dans le contrat qui les lie à nous, et nous travaillons étroitement avec eux pour obtenir les assurances que votre vie privée est respectée et protégée en tout temps.
Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tierces parties dans d’autres parties circonstances limitées circonstances où nous sommes tenus, autorisés, ou permis par la loi de le faire.
Divulgations juridiques
L’ACPS peut divulguer vos renseignements personnels comme l’exige ou l’autorise la loi, y compris pour se conformer à une assignation à témoigner, à un mandat, ou à une ordonnance de la cour ou d’un tribunal arbitral, ou à une obligation de divulgation dans le cadre d’un procès.
Utilisation et divulgation de renseignements non personnels
L’ACPS peut utiliser vos renseignements personnels pour créer et recueillir des renseignements personnels qui ont été agrégés ou anonymisés de façon que les renseignements n’aient plus trait à une personne identifiable.
L’ACPS peut utiliser, divulguer, transférer et conserver des renseignements non personnels à n’importe quelle fin et de quelque manière que ce soit.
Comment nous protégeons les renseignements personnels
L’ACPS protège la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle en utilisant des mécanismes de protection de sécurité appropriés à la sensibilité de l’information.
- Une sécurité matérielle (p. ex., accès restreint, classeurs et aires d’entreposage verrouillés) est maintenue pour les renseignements personnels sur support papier. Les employés sont autorisés à accéder à des renseignements personnels en fonction de la demande du requérant et pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière de contrôle de la qualité.
- Une authentification est utilisée afin d’empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels stockés électroniquement. Un cryptage est utilisé pour empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels reçus ou envoyés par Internet.
- Dans le cas des dossiers ou d’autres documents contenant des renseignements personnels confiés à un tiers fournisseur de services (p. ex., programmeurs, techniciens en TI) ou un organisme de réglementation (p. ex., ACIA, ICS, filiales et associations provinciales de l’ACPS), l’ACPS obtient des garanties appropriées l’assurant que le niveau de protection des renseignements personnels par la tierce partie équivaut au sien.
Combien de temps nous conservons les renseignements personnels
L’ACPS ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis et pour satisfaire aux exigences juridiques applicables, et aussi longtemps que nécessaire pour toute fin pour laquelle nous pouvons légalement les utiliser ou les divulguer.
À la fin de cette période, les renseignements personnels sont soit supprimés de façon sécuritaire, soit anonymisés ou agrégés pour qu’ils soient utilisés de façon non identifiable à des fins d’analyse statistique et de planification opérationnelle.
Nous pouvons continuer de conserver des renseignements personnels au-delà de cette période si nous sommes tenus par la loi de le faire, par exemple, afin d’empêcher l’abus, la fraude, ou pour régler des différends.
Endroit où nous conservons et traitons les renseignements personnels
L’ACPS conserve et traite les renseignements personnels au Canada.
Tout transfert de vos renseignements personnels respectera les lois pertinentes, y compris, au besoin, la mise en œuvre de protections contractuelles pour assurer le niveau de protection équivalant aux lois pertinentes, et nous traiterons ces renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité.
Modifications à la Politique de confidentialité
Nous pouvons à notre entière discrétion apporter de temps à autre des modifications à la présente Politique de confidentialité. Toute modification que nous apportons entrera en vigueur dès le moment que nous afficherons la politique révisée sur nos sites Web. Si nous modifions la Politique de confidentialité de façon importante, nous afficherons un avis sur nos sites Web ou nous communiquerons avec vous pour vous en informer lorsque la loi l’exige.
En continuant d’interagir avec nous une fois que la version modifiée de la Politique de confidentialité a été affichée, vous acceptez les modifications apportées à la Politique de confidentialité, sous réserve de toute autre exigence qui pourrait s’appliquer.
Droit de consulter, de corriger ou de mettre à jour vos renseignements personnels
L’ACPS réagit en temps opportun aux demandes qu’elle reçoit pour des renseignements personnels qu’elle possède ou dont elle a le contrôle.
Les personnes qui présentent des demandes à l’ACPS ont le droit de communiquer avec l’ACPS et d’obtenir l’accès à leurs renseignements personnels. De même, les employés autorisés des organisations qui présentent des demandes à l’ACPS ont le droit de communiquer avec l’ACPS et d’accéder aux renseignements personnels fournis par ce demandeur. Toutefois, dans certaines circonstances, l’ACPS pourrait ne pas être en mesure de donner au demandeur l’accès à tous ses renseignements personnels. L’ACPS expliquera alors les raisons pour lesquelles elle doit lui refuser cet accès et les recours que le demandeur peut exercer, sauf lorsque la loi l’interdit. Les exceptions peuvent comprendre, par exemple, des renseignements qui contiennent des références à d’autres personnes, des renseignements que nous ne pouvons pas divulguer pour des raisons d’ordre juridique, de sécurité ou de propriété commerciale exclusive, des renseignements qui sont assujettis au secret professionnel de l’avocat ou au privilège relatif au litige, et les renseignements qui seraient accessibles à un coût prohibitif.
Vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements à l’aide des coordonnées énoncées au début de la présente Politique de confidentialité. Veuillez inclure suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier et de récupérer vos renseignements. Tout renseignement personnel que vous nous fournissez pour faciliter l’accès ou la correction servira uniquement à cette fin.
Contestation du respect de la politique
Les demandeurs peuvent contester le respect, par l’ACPS, de sa Politique de confidentialité.
L’ACPS a des politiques et des procédures en place pour recevoir les plaintes et les questions des demandeurs concernant la protection des renseignements personnels, pour mener les enquêtes nécessaires et pour y répondre.
Pour contester le respect, par l’ACPS, de sa Politique de confidentialité, les demandeurs sont priés d’envoyer un courriel ou une lettre au responsable de la protection des renseignements personnels (voir ses coordonnées à la section Comment communiquer avec nous). Ce dernier s’assurera qu’une enquête complète sur la plainte est menée et rendra compte des résultats au plaignant, dans la plupart des cas, dans un délai de trente (30) jours.
