Politique sur les langues officielles

La Politique sur les langues officielles définit les principes, les politiques et les lignes directrices de base de l’Association canadienne des producteurs de semences (ci-après « ACPS ») comme étant une organisation bilingue afin de satisfaire à ses obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles et aux besoins de ses clients et membres dans les langues officielles du Canada.

Section I – Principes

1. L’ACPS est une organisation bilingue, qui fonctionne dans les deux langues officielles du Canada, le français et l’anglais.
2. L’ACPS est déterminée à appliquer les principes de l’égalité linguistique et à renforcer la diversité culturelle et linguistique du Canada.
3. Conformément à ces buts, les membres, les clients et les intervenants de l’ACPS seront en mesure de communiquer avec le personnel de l’ACPS dans les deux langues officielles et le personnel de l’ACPS les desservira dans les deux langues officielles.
4. Tous les documents officiels de l’ACPS seront disponibles en français et en anglais, sous réserve des considérations opérationnelles ainsi que des besoins des clients, des membres et du public. 

Section II – Politique

1. Politique de bilinguisme globale
   1. Les services de l’ACPS seront offerts dans la langue de choix des administrateurs, membres, clients et intervenants qui reçoivent ces services.
2. Composition de l’effectif
   1. L’effectif de l’ACPS visera à posséder la compétence collective nécessaire pour offrir les services bilingues qui répondent aux besoins de ses membres et clients.
   2. Le directeur exécutif peut attribuer des exigences en matière de compétence linguistique aux postes pertinents en fonction des besoins d’affaires et d’autres considérations opérationnelles.
   3. Sous réserve des considérations opérationnelles, le nombre d’employés bilingues sera maintenu au niveau nécessaire afin de s’assurer que les besoins des membres et des clients sont satisfaits de manière efficace et en temps opportun dans les deux langues officielles.
3. Formation linguistique
   1. Dans le cas où les membres du personnel ne satisfont pas aux exigences attribuées par le directeur exécutif, conformément à la section II.2 ci-dessus, au moment de la nomination du titulaire dans son poste, il leur incombe d’acquérir les compétences nécessaires dans un temps raisonnable.
   2. Sous réserve des exigences opérationnelles et d’autres considérations pertinentes, l’ACPS peut offrir un soutien à l’apprentissage linguistique aux membres du personnel qui ne répondent pas aux exigences linguistiques de leur poste, si ces exigences surviennent par suite de la nomination du membre du personnel et si elles sont conformes au mandat et aux exigences opérationnelles plus vastes de l’ACPS.

Section III – Documents écrits

1. Approche générale
   1. Les documents d’information générale de l’ACPS (y compris, mais sans s’y limiter, ses documents constitutifs, le site Web, les normes et procédures, les politiques et les communications aux membres et au public) doivent être publiés et diffusés simultanément dans les deux langues officielles.
2. Correspondance électronique et par publipostage direct
   1. La correspondance électronique et par publipostage direct se fera dans la langue de la demande originale. Si elle provient de l’ACPS, la communication sera amorcée en fonction des préférences indiquées dans la base de données des clients de l’ACPS ou d’autres mesures.
3. Formulaires, documents et communications externes
   1. Tous les formulaires, documents et communications externes seront disponibles dans les deux langues officielles.
4. Site(s) Web
   1. Le site Web de l’ACPS, le site des membres, CertiSem et les sites Web des répertoires des semences seront disponibles dans les deux langues officielles.
5. Publicité, matériel promotionnel et signalisation
   1. Une présentation bilingue doit être utilisée lorsque cela est exigé.
   2. Les publicités, les brochures, les feuillets et tout le matériel promotionnel pour diffusion générale seront disponibles dans les deux langues officielles lorsque cela est exigé.
   3. La signalisation et l’image de marque de l’ACPS seront disponibles et affichées dans les deux langues officielles lorsque cela est exigé.

Section IV – Communications orales

1. Appels téléphoniques
   1. Les appels téléphoniques se feront dans la langue de la demande originale, étant donné que les utilisateurs peuvent utiliser le service d’identification bilingue de l’ACPS par le biais de notre ligne d’accès générale. Les employés peuvent également choisir de transférer l’appel à un ou une collègue qui est plus à l’aise dans la langue choisie de l’interlocuteur.
2. Messages téléphoniques préenregistrés
   1. Tous les messages des boîtes vocales seront enregistrés dans les deux langues officielles.

Section V – Procédures organisationnelles

1. Conférences, assemblées générales annuelles et autres réunions
   1. Les assemblées générales annuelles, les assemblées extraordinaires et les autres réunions, conférences et activités lors desquelles le français et l’anglais sont utilisés, seront présidés de manière bilingue et les animateurs seront informés des exigences linguistiques des participants, p. ex., offrir aux participants des écouteurs pour l’interprétation simultanée de l’une ou l’autre des deux langues.
   2. Des efforts requis seront déployés pour s’assurer que les participants se sentent libres d’utiliser la langue officielle de leur choix lors des assemblées, réunions, conférences ou autres activités où le français et l’anglais sont utilisés.
2. Conseil d’administration et comités
   1. Les participants aux réunions du conseil d’administration et des comités sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les délibérations du conseil ou des comités du conseil doivent être disponibles en français et en anglais et des services d’interprétation doivent être fournis aux réunions où les participants l’exigent.
   2. Toutes les résolutions et tous les documents de réunion élaborés en vue de leur examen lors d’une réunion du conseil ou de comités du conseil doivent être disponibles en français et en anglais et des services d’interprétation doivent être fournis aux réunions où les participants l’exigent.

Section VI – Résoudre les ambigüités

1. Publications en anglais et en français
   1. Les versions française et anglaise de tous les documents publiés dans les deux langues font pareillement autorité et, s’il y a ambigüité, elles seront interprétées de la même façon que les tribunaux interpréteraient les lois bilingues au Canada.