Statuts de l’ACPS

1:00 DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATIONS

1:00 Définitions: Dans les présents statuts, sauf indication contraire du contexte,

1. « Loi » signifie la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
2. « Association » signifie, en français, Association canadienne des producteurs de semences et, en anglais, Canadian Seed Growers’ Association;
3. « Directeur exécutif » signifie le secrétaire et directeur exécutif de l’Association;
4. « Semence pédigrée » signifie le matériel végétal employé pour la multiplication de cultures agricoles ou d’autres cultures végétales désignées dans les règlements de l’Association et qui est conforme aux normes établies dans lesdits règlements concernant la pureté de la variété ou de l’écovar;
5. « Culture de semences pédigrées » signifie une culture qui répond aux normes établies par les règlements de l’Association pour la production d’une semence pédigrée;
6. « Certificat de récolte » signifie un document délivré par l’Association attestant que la culture spécifiée est destinée à la production de semences pédigrées; ou un document attestant, pour des fins autres que l’octroi du statut pédigré, de la pureté de la variété produite à partir d’une semence pédigrée;
7. « Région » signifie une province du Canada, sauf que, si le conseil d’administration en a décidé autrement,
   1. deux provinces ou plus peuvent être réunies en une seule région,
   2. un territoire, ou une partie d’un territoire, peut être inclus dans la région d’une province voisine.

1:02 Interprétations : Dans les présents statuts, sauf indication contraire du contexte, le singulier comprend le pluriel, le pluriel comprend le singulier, le masculin comprend le féminin et le féminin comprend le masculin.

2:00 FILIALES

Que soit constituée en filiale de l’Association, lorsqu’elle a été établie en vertu d’une charte provinciale ou d’un autre pouvoir, une organisation de producteurs de semences dans chaque région, pourvu que :

1. chaque producteur de semences membre de la filiale soit membre de l’Association canadienne des producteurs de semences,
2. la filiale ne fasse pas de certification et ne délivre pas de certificats de récolte,
3. si plus d’une organisation dans une région demande à l’Association d’être reconnue comme filiale, le conseil d’administration de l’Association déterminera, à sa discrétion, laquelle aura qualité de filiale.

3:00 MEMBRES

3:01 Membre régulier. Est membre régulier de l’Association :

1. toute personne, société ou organisation qui produit ou s’engage à produire des semences pédigrées; la personne, société ou organisation qui demande son adhésion peut être tenue, comme condition de son acceptation au titre de membre de l’Association, de devenir membre d’une filiale dûment constituée dans la région où la semence pédigrée doit être produite;
2. toute personne élue ou nommée à un poste d’administrateur, de dirigeant ou, conformément à l’alinéa 6:03 b), de conseiller de l’Association.
3. toute personne élue sociétaire Robertson conformément à l’article 4:01 des statuts.

3:02 Fin de l’adhésion

1. Un membre peut démissionner en donnant, à cet effet, un avis écrit au secrétaire et directeur exécutif de l’Association.
2. Dans le cas d’un membre régulier admis aux termes de l’alinéa 3:01 a) des statuts, il cesse d’être membre à la levée de l’assemblée annuelle de l’Association suivant l’année durant laquelle il entreprend de produire des semences pédigrées, mais le comité exécutif peut prolonger son adhésion dans des situations particulières.
3. Dans le cas d’un membre régulier qui occupe un poste d’administrateur, de dirigeant ou de conseiller, mais qui n’est pas un producteur de semences pédigrées, il cesse d’être membre lorsque prennent fin ses fonctions au sein de l’Association.
4. Le conseil d’administration peut suspendre un membre ou mettre fin à son adhésion pour violation d’une disposition des articles, statuts, politiques écrites ou règlements de l’Association. Advenant que le conseil d’administration détermine qu’un membre devrait être suspendu ou expulsé de l’Association, un dirigeant qui peut être désigné par le conseil doit donner au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et doit lui indiquer les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au dirigeant une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition n’est reçue, le dirigeant désigné peut alors aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’Association. Si le dirigeant reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision est définitive et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

3:03 Représentant désigné par un membre qui n’est pas un particulier. Chaque membre régulier qui n’est pas un particulier nomme, de temps à autre, par lettre adressée au directeur exécutif, une personne pour le représenter; le représentant assiste aux assemblées des membres et vote en son nom.

4:00 HONNEURS

4:01 Sociétaire Robertson. L’Association peut, par un vote affirmatif des trois-quarts des membres présents à une assemblée ordinaire, élire comme sociétaire Robertson toute personne qui est ou a été membre régulier et producteur de semences pédigrées aux termes des dispositions de l’alinéa 3:01 a) des statuts, et qui a rendu des services exceptionnels à l’Association.

4:02 Sociétaire honoraire. II y a les catégories suivantes de sociétaires honoraires :

1. président honoraire, qui est élu lors d’une assemblée annuelle des membres pour une période de 3 ans ou dès que le poste est vacant;
2. sociétaires honoraires à vie, qui sont élus lors d’une assemblée annuelle par un vote affirmatif des trois-quarts des membres présents en reconnaissance de services exceptionnels rendus à l’Association.

5:00 ASSEMBLÉES DES MEMBRES

5:01 Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle a lieu à l’heure, à la date ainsi qu’à l’endroit déterminés par le conseil d’administration. L’assemblée annuelle doit avoir lieu dans les quinze mois qui suivent la dernière assemblée annuelle et dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier. On y présente le rapport du président sur les activités de l’Association pour l’année écoulée, le rapport du vérificateur et tout autre rapport ou information concernant les activités de l’Association tel que le détermine le conseil d’administration.

5:02 Assemblée générale extraordinaire. D’autres assemblées désignées comme « assemblées générales extraordinaires » sont convoquées par le Comité exécutif, ou à la demande écrite d’au moins cinq pour cent (5 %) des membres votants, demande qui doit préciser la raison pour laquelle une telle assemblée est demandée, et elles se tiendront à l’heure, à la date et à l’endroit déterminés par le Comité exécutif.

5:03 Avis de convocation. L’avis de convocation doit indiquer l’heure, la date et l’endroit de l’assemblée et, dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, il doit être envoyé au moins vingt-et-un (21) jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée. L’avis de convocation est réputé avoir été signifié s’il est envoyé par la poste, par télécopie ou par voie électronique à chaque membre à la dernière adresse connue figurant dans les dossiers de l’Association.

5:04 Droit de vote.

1. Seuls les membres réguliers de l’Association ont le droit de voter sur toute question nécessitant l’approbation des membres et chaque membre régulier n’a qu’un seul vote.
2. Sauf disposition contraire dans la Loi ou les statuts, ou lorsque le président en décide autrement avec l’approbation de l’assemblée, chaque question présentée à une assemblée des membres est tranchée par une majorité des voix exprimées à main levée. Dans le cas d’un partage égal des voix, le président de l’assemblée demande un second vote ou utilise sa voix prépondérante.
3. Un membre habilité à voter peut exiger, avant la tenue de l’assemblée, un scrutin sur n’importe quelle question, auquel cas le président tient le scrutin s’il en décide ainsi.

5:05  Quorum. Le quorum est constitué de trente (30) membres votants de l’Association présents en personne, et ce pour toutes les assemblées générales annuelles et extraordinaires.

5:06 Assistance à des assemblées par des non-membres et d’autres délégués. Les non-membres peuvent assister à n’importe quelle réunion de membres de l’Association et prendre part aux délibérations et aux discussions, mais ils n’ont pas le droit de voter.

5:07 Vote des absents

1. Il n’y aura aucun vote par procuration lors des assemblées des membres.
2. En plus de voter en personne, le conseil d’administration peut prévoir, à sa seule discrétion, que chaque membre habile à voter lors d’une assemblée peut exercer ce droit soit en personne soit par l’un des moyens suivants :

1. 1. en se servant d’un bulletin de vote envoyé par la poste par l’Association, en la forme indiquée par l’Association, à condition que celle-ci dispose d’un système de collecte des votes qui permet de les vérifier ultérieurement et de présenter les résultats de leur pointage à l’Association sans donner à celle-ci la possibilité de savoir comment chaque membre a voté;
   2. en se servant de moyens de communication – téléphoniques, électroniques ou autres – à condition que ces moyens permettent de collecter les votes d’une manière qui facilite leur vérification ultérieure et la présentation des résultats de leur pointage à l’Association sans donner à celle-ci la possibilité de savoir comment chaque membre a voté.

5:08 Résolutions. Une résolution visant la structure ou l’organisation de l’Association ou une question de principe qui, en vertu d’un statut ou d’un règlement administratif, relève du conseil d’administration, ne peut pas être présentée à une assemblée générale ou extraordinaire, à moins qu’un avis écrit n’ait été remis directeur exécutif au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire à laquelle la résolution doit être présentée.

5.09 Participation aux assemblées par moyen de communication électronique
Le conseil d’administration peut prévoir, à sa seule discrétion, que toute personne ayant droit d’assister à une assemblée peut y participer en se servant d’un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux, si l’Association met ce moyen de communication à leur disposition ou que la personne en question y a accès. Une personne qui participe à l’assemblée par l’un de ces moyens sera réputée avoir assisté à l’assemblée. Une personne qui participe à une assemblée par un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre peut voter si le moyen qu’elle utilise permet que les votes soient rassemblés d’une manière qui facilite leur vérification ultérieure et que les résultats de leur dépouillement soient présentés à l’Association sans pour autant permettre à celle-ci de savoir comment un membre ou un groupe de membres a voté.

5.10 Tenue d’assemblées par moyen de communication électronique
Le conseil d’administration peut, à sa seule discrétion, prévoir qu’une assemblée des membres sera tenue entièrement par un moyen de communication — téléphonique, électronique ou autre — permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée.

6:00 CONSEIL D’ADMINISTRATION

6:01 Définition. Le conseil dirige les affaires de l’Association et peut, à cette fin, exercer les pouvoirs et accomplir les actes que celle-ci est habilitée à exercer ou à accomplir, ceux que la loi prescrit, ou ceux que l’Association lui enjoint ou demande lors de l’assemblée de ses membres.

6:02 Composition. Le conseil d’administration se compose d’au moins quatorze (14) et d’au plus vingt-quatre (24) administrateurs, et le quorum est formé de cinq (5) membres du conseil d’administration.

6:03 Élection et désignation des administrateurs

1. Au moins sept administrateurs, chacun devant être un membre régulier, sont nommés chaque année lors de l’assemblée annuelle de la filiale. Un administrateur est nommé dans chaque région, sauf qu’il pourra y avoir deux administrateurs de la région des Maritimes, pourvu que les deux ne soient pas de la même province, et il pourra y avoir deux administrateurs venant de chaque filiale comptant plus de 400 membres réguliers durant le dernier exercice financier de l’Association.
2. À la demande de l’Association, le ministre de l’Agriculture de chaque province du Canada peut nommer un administrateur ou un conseiller. Ces administrateurs n’ont pas besoin d’être des producteurs de semences pédigrées.
3. Le conseil d’administration peut nommer d’autres administrateurs provenant des membres réguliers dont le mandat se termine au plus tard à la levée de l’assemblée annuelle suivante. Le nombre total d’administrateurs ainsi nommés ne peut pas dépasser le tiers du nombre d’administrateurs élus à l’assemblée annuelle des membres précédente.

6:04  Président. Le président est élu chaque année par le conseil d’administration parmi les administrateurs nommés en vertu de l’alinéa 6:03 c) des statuts.

6:05 Vice-présidents. Il y a un 1er vice-président et un 2e vice-président qui sont élus chaque année par le conseil d’administration, parmi les membres du nouveau conseil d’administration.

6:06 Maintien en fonction. Si l’élection des administrateurs n’est pas faite en temps voulu, l’Association n’en est pas pour autant dissoute, mais une telle élection peut avoir lieu à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin, et le mandat des administrateurs alors en fonction est prorogé jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

6:07  Vacance d’un poste. Une personne cesse d’être membre du conseil d’administration et d’y exercer une fonction :

1. si elle remet sa démission par écrit au conseil d’administration, et cette démission prend effet à partir du moment où ce dernier, par résolution, l’accepte,
2. si, étant membre régulier de l’Association aux termes des dispositions de l’alinéa 3:01 a), elle fait faillite ou fait cession de ses biens au bénéfice de ses créanciers, ou si elle est déclarée insolvable,
3. si elle a cessé d’être membre du conseil d’administration pour une raison quelconque, y compris l’abolition de son poste adoptée par une résolution des deux tiers (2/3) des membres votant lors d’une assemblée générale extraordinaire, et à la condition que le projet de résolution soit signifié dans l’avis de convocation; ou si le membre qui n’est pas un particulier n’a plus les qualités nécessaires.

6:08 Vacances.

1. Toute vacance au sein du conseil d’administration en raison de décès, de démission ou autre peut être pourvue par le conseil d’administration qui nomme une personne qualifiée pour occuper cette fonction pendant le reste du mandat.
2. Nonobstant les vacances, les autres administrateurs peuvent exercer tous les pouvoirs du conseil d’administration à la condition qu’il y ait quorum.

7:00 RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

7:01 Dates des réunions. Le conseil d’administration se réunit au moins une fois au cours de l’exercice financier de l’Association et chaque fois que le président le juge nécessaire.

7:02 Convocation des réunions. Des réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par directeur exécutif à la demande du président, ou à la demande écrite d’une majorité des membres du conseil d’administration, et ces réunions ont lieu aux dates et endroit désignés par le président. Les réunions du conseil ou des comités peuvent avoir lieu en personne, par téléconférence, par télécopieur ou par voie électronique à la condition :

1. que soit une majorité des administrateurs consente à une réunion par téléconférence, soit les réunions par téléconférence aient été approuvées par une résolution du conseil adoptée lors d’une réunion des administrateurs,
2. qu’un autre moyen électronique permette à tous les administrateurs de communiquer adéquatement entre eux et que
   1. le conseil d’administration ait adopté une résolution sur les rouages pour tenir la réunion et portant précisément sur la façon dont les questions de sécurité devraient être réglées, la marche à suivre pour déterminer s’il y a quorum et enregistrer les votes;
   2. chaque administrateur ait un accès égal aux moyens précis de communication utilisés;
   3. chaque administrateur ait consenti à l’avance de tenir une réunion par voie électronique à l’aide des moyens de communication précis proposés pour la réunion.

7:03 Avis de convocation. Les avis de convocation du conseil d’administration peuvent être donnés verbalement à une assemblée des membres de l’Association, ou ils peuvent être envoyés par la poste, par télécopieur ou par voie électronique à chaque membre du conseil d’administration au moins quinze (15) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion. Un tel avis est réputé avoir été signifié s’il est envoyé par la poste, par télécopieur ou par voie électronique à chacun des membres, à la dernière adresse connue figurant dans les dossiers de l’Association. Dans le cas des réunions par télécopieur, par téléconférence ou par voie électronique, l’avis est réputé avoir été signifié s’il est livré cinq (5) jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

7:04 Vote. Les questions soulevées à une réunion du conseil d’administration sont tranchées par un vote majoritaire. En cas de partage égal des voix, le président de la réunion, en plus de sa voix initiale, a une voix additionnelle ou prépondérante.

7:05 Vote par procuration. Aucun vote par procuration n’a lieu lors des réunions du conseil d’administration.

7:06 Motion par télécopieur, voie électronique ou téléconférence. Une motion a la même valeur que si elle avait été adoptée lors d’une réunion en personne du conseil d’administration ou d’un comité si la motion est :

1. transmise par télécopieur ou par voie électronique, renvoyée dans les trois (3) jours ouvrables et approuvée par une majorité du conseil d’administration ou les membres votants d’un comité,
2. rédigée à la suite d’une téléconférence et approuvée par une majorité du conseil d’administration ou les membres votants d’un comité s’il s’agit d’un vote par oui ou non qui se tient et est enregistré lors d’un appel des votants admissibles.

Une copie de la motion et les résultats du vote doivent accompagner le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ou du comité et être adoptés dans le cadre du procès-verbal d’une future réunion.

8:00 ATTRIBUTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration accomplit les actes qu’il est tenu d’accomplir aux termes d’une loi ou des règlements administratifs; et il prend des règlements et établit des procédures au sujet des exigences et des normes concernant la production de semences pédigrées et de cultures de semences pédigrées, l’inspection des cultures, les certificats de récolte et la tenue de dossiers sur les cultures de semences pédigrées.

9:00 OFFICIERS

Le président, le 1^er vice-président, le 2^e vice-président, le président sortant et le directeur exécutif sont les dirigeants de l’Association, et ils le demeurent, à moins ou jusqu’à ce qu’ils soient relevés de leurs fonctions.

9:01 Attributions du président. Le président est le président du conseil d’administration de l’Association. Il préside toutes les assemblées de l’Association, du conseil d’administration et du comité exécutif. Le président a les autres attributions et pouvoirs que peut déterminer le conseil.

9:02 Attributions du 1er vice-président. Le 1^er vice-président assiste le président et assume toutes les fonctions du président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci.

9:03 Attributions de 2^e vice-président. Le 2^e vice-président assume toutes les fonctions du président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci et du 1er vice-président.

9:04 Nomination et attributions du directeur exécutif. Le directeur exécutif est nommé par le conseil d’administration. Ses attributions sont les suivantes :

1. assister à toutes les assemblées des membres, du conseil d’administration et du comité exécutif, et dresser le procès-verbal de ces assemblées;
2. envoyer les avis de convocation aux membres et aux administrateurs;
3. tenir des dossiers de toutes les cultures de semences pédigrées produites par les membres;
4. délivrer les certificats de récoltes;
5. tenir la comptabilité de l’Association;
6. attester, au besoin, les documents délivrés par l’Association;
7. agir comme gestionnaire du siège social et de son personnel;
8. assurer la garde du sceau de l’Association;
9. exécuter toutes autres fonctions déterminées de temps à autre par le conseil d’administration.

10:00 COMITÉ EXÉCUTIF

10:01 Composition. Le comité exécutif du conseil d’administration se compose du président, du premier vice-président, d’un administrateur nommé en vertu de l’alinéa 6:03 b) des statuts, et soit du deuxième vice-président ou du président sortant, ou des deux. Le quorum est formé de trois membres du comité exécutif.

10:02 Attributions. Le comité exécutif accomplit les actes qu’il est tenu d’accomplir aux termes des statuts et, entre les réunions du conseil d’administration, administre toutes les activités de l’Association qui ne sont pas expressément attribuées au conseil d’administration en vertu d’une loi ou des statuts.

10:03 Réunions. Le comité exécutif se réunit à la demande du président aux dates et endroit qu’il juge à propos.

10:04 Vacances. Toute vacance au sein du comité exécutif en raison de décès, de démission ou autre peut être pourvue par le conseil d’administration qui nomme une personne qualifiée pour occuper cette fonction pendant le reste du mandat.

10:05 Vote par procuration. Il n’y a pas de vote par procuration aux réunions du comité exécutif.

11:00 PROTECTION DES ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

Aucun administrateur ou dirigeant ne sera tenu responsable d’actes, de négligences ou de manquements de quelque autre administrateur, dirigeant ou employé, ni de quelque perte, dommage ou malheur survenus dans l’exercice des fonctions inhérentes à ses charges ou s’y rapportant, sauf si ces problèmes sont le fait de sa négligence ou encore de gestes ou d’omissions volontaires de sa part. L’Association doit indemniser les administrateurs et dirigeants de l’Association dans toute la mesure autorisée par la Loi.

12:00 COMITÉS PERMANENTS OU SPÉCIAUX

Le conseil d’administration peut constituer des comités permanents ou spéciaux de l’Association, y faire des nominations ou les révoquer, et leur déléguer les pouvoirs et fonctions qu’il peut déterminer.

13:00 RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS, DIRIGEANTS ET MEMBRES DES COMITÉS

1. Les administrateurs, dirigeants et membres des comités peuvent être remboursés des dépenses engagées pour les activités de l’Association. Les administrateurs représentant les producteurs peuvent recevoir une rémunération pour les services ainsi rendus à l’Association.
2. Le directeur exécutif reçoit une rémunération pour les services ainsi rendus à l’Association comme peut le déterminer à l’occasion le comité exécutif.

14:00 FINANCES

14:01 Droits. L’Association peut :

1. prélever et percevoir de ses membres réguliers admis aux termes du paragraphe 3:01 a) des statuts, les cotisations et les droits spéciaux qui peuvent être déterminés de temps à autre par le conseil d’administration, et approuvés lors d’une assemblée des membres, pour défrayer le coût de l’administration des affaires de l’Association et de la poursuite de ses objectifs;
2. prélever et percevoir de tous groupes ayant des intérêts communs relatifs aux objectifs de l’Association, mais non partagés par l’ensemble des membres de l’Association, les droits qui peuvent être déterminés par le conseil d’administration;
3. percevoir les cotisations d’une filiale de l’Association lorsqu’une entente mutuellement acceptable a été conclue à cet égard.

14:02 Exercice financier. L’exercice financier de l’Association prend fin le trentième jour du mois d’avril de chaque année.

14:03 Vérificateur financier. À chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur officiel. Le vérificateur demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante et le conseil d’administration peut pourvoir à toute vacance relative à ce poste.  Le vérificateur présente un rapport annuel aux membres et il détient tous les pouvoirs que prévoit la Loi.

14:04 Le budget. Le Comité exécutif prépare et présente au conseil d’administration le budget annuel de l’Association et le conseil d’administration l’examine et l’adopte tel quel ou avec les modifications qu’il juge nécessaires.

14:05 Fondés de pouvoir. Tous les chèques, traites ou ordres de paiement, tous les billets à ordre, acceptations, lettres de change, contrats, documents ou autres textes écrits exigeant la signature de l’Association, sauf les certificats de récoltes, sont signés par des personnes désignées par le conseil d’administration.

15:00   MODIFICATIONS

15:01 Abrogation et modification. Sauf stipulation contraire de la Loi, les statuts de l’Association peuvent être abrogés ou modifiés par une résolution adoptée par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du conseil d’administration et sanctionnée par un vote affirmatif de la majorité des membres lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de l’Association.

15:02 Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de l’Association, à laquelle une demande d’abrogation ou de modification d’un statut est présentée pour sanction par le conseil d’administration, contient une copie de la modification du statut et doit être donné au moins 90 jours avant la tenue de l’assemblée.