Conformément aux dispositions de la section 5.02 des statuts de l’Association canadienne des producteurs de semences, le Comité exécutif de l’Association convoque une assemblée générale extraordinaire des membres de l’Association qui se tiendra à l’hôtel Sheraton Saint-Hyacinthe, 1315, rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe (Québec), le mardi 18 février 2020, de 15 h à 17 h.
La section 5.02 des statuts prévoit que d’autres assemblées des membres, désignées comme « assemblées générales extraordinaires », sont convoquées par le Comité exécutif … et elles se tiendront à l’heure, à la date et à l’endroit déterminés par le Comité exécutif.
But de l’assemblée
Le but de l’assemblée est le suivant :
- confirmer l’appui des membres relativement à la position du conseil d’administration de l’ACPS quant à la fusion proposée de l’ACPS avec l’Association canadienne du commerce des semences, la Canadian Plant Technology Agency, l’Association des analystes de semences commerciales du Canada et l’Institut canadien des semences;
- chercher à obtenir la ratification par les membres d’une modification aux statuts qui a été approuvée par le conseil d’administration de l’ACPS le 18 novembre 2019, modification qui introduirait certains droits de vote des absents pour les membres de l’Association.
Modification des statuts
Les paragraphes qui suivent énoncent les modifications proposées aux statuts de l’Association canadienne des producteurs de semences (« Association »), ainsi que le processus nécessaire pour approuver les modifications aux statuts.
Processus d’approbation
Conformément aux dispositions de la section 15.01 des statuts, les révisions aux statuts doivent être approuvées par une majorité des administrateurs de l’Association lors d’une réunion du conseil d’administration et sanctionnées par un vote affirmatif de la majorité des membres lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de l’Association.
La section 15.02 dispose que les membres doivent recevoir au moins 90 jours avant la tenue de l’assemblée un avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de l’Association, à laquelle les révisions aux statuts seront approuvées, et l’avis doit inclure une copie des révisions aux statuts. Un deuxième avis sera aussi envoyé aux membres de 21 à 60 jours avant l’assemblée pour satisfaire aux exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
Révisions proposées
Voici la résolution adoptée lors d’une réunion du conseil d’administration de l’Association, approuvant les modifications nécessaires aux statuts.
ATTENDU QUE l’Association souhaite modifier certaines dispositions des statuts de l’Association (les « statuts »);
IL EST PAR CONSÉQUENT RÉSOLU que :
L’alinéa 5.04(a) des statuts soit supprimé dans sa totalité et remplacé par ce qui suit :
a) Seuls les membres réguliers de l’Association ont le droit de voter sur toute question nécessitant l’approbation des membres et chaque membre régulier n’a qu’un seul vote.
La section 5.05 des statuts soit supprimée dans sa totalité et remplacée par ce qui suit :
Quorum
Le quorum est constitué de trente (30) membres votants de l’Association présents en personne, et ce pour toutes les assemblées générales annuelles et extraordinaires.
La section 5.07 des statuts soit supprimée dans sa totalité et remplacée par ce qui suit :
Vote des absents
a) Il n’y aura aucun vote par procuration lors des assemblées des membres.
b) En plus de voter en personne, le conseil d’administration peut prévoir, à sa seule discrétion, que chaque membre habile à voter lors d’une assemblée peut exercer ce droit soit en personne soit par l’un des moyens suivants :
i) en se servant d’un bulletin de vote envoyé par la poste par l’Association, en la forme indiquée par l’Association, à condition que celle-ci dispose d’un système de collecte des votes qui permet de les vérifier ultérieurement et de présenter les résultats de leur pointage à l’Association sans donner à celle-ci la possibilité de savoir comment chaque membre a voté;
ii) en se servant de moyens de communication – téléphoniques, électroniques ou autres – à condition que ces moyens permettent de collecter les votes d’une manière qui facilite leur vérification ultérieure et la présentation des résultats de leur pointage à l’Association sans donner à celle-ci la possibilité de savoir comment chaque membre a voté.
Une nouvelle section 5.09 soit ajoutée aux statuts comme suit :
5.09 Participation aux assemblées par moyen de communication électronique
Le conseil d’administration peut prévoir, à sa seule discrétion, que toute personne ayant droit d’assister à une assemblée peut y participer en se servant d’un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux, si l’Association met ce moyen de communication à leur disposition ou que la personne en question y a accès. Une personne qui participe à l’assemblée par l’un de ces moyens sera réputée avoir assisté à l’assemblée. Une personne qui participe à une assemblée par un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre peut voter si le moyen qu’elle utilise permet que les votes soient rassemblés d’une manière qui facilite leur vérification ultérieure et que les résultats de leur dépouillement soient présentés à l’Association sans pour autant permettre à celle-ci de savoir comment un membre ou un groupe de membres a voté.
Une nouvelle section 5.10 soit ajoutée aux statuts comme suit :
5.10 Tenue d’assemblées par moyen de communication électronique
Le conseil d’administration peut, à sa seule discrétion, prévoir qu’une assemblée des membres sera tenue entièrement par un moyen de communication — téléphonique, électronique ou autre — permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée.
Les modifications susmentionnées aux statuts doivent être présentées aux membres de l’Association pour confirmation.
Si vous souhaitez en apprendre davantage au sujet des modifications proposées ou si vous souhaitez faire part de commentaires, n’hésitez pas à communiquer avec Caroline Lafontaine, Administratrice gestionnaire de l’ACPS, à l’adresse clafontaine@seedgrowers.ca ou au numéro (613) 236-0497, poste 225.
